Van de week kreeg ik weer een bevestiging dat kennismanagement van veel toegevoegde waarde kan zijn en geld op kan leveren. Daarnaast is de investering slechts in tijd en niet in geld, een zeer goed middel dus om kosten te besparen, zeker in tijden van crisis en recessie.
Ik was op bezoek bij een bedrijf wat behoefte had om wat kennis van mij te absorberen, omdat dit voor mij een nieuwe prospect is konden zij gebruik maken van een dagdeel kosteloos advies (meteen de eerste besparing). Uit routine vraag ik dan aan mijn gesprekspartner; “Wat doe jij voor dingen die ervoor zorgen dat een collega gebruik kan maken van de kennis die jij in de praktijk hebt opgedaan.”. Na enige aarzelen antwoordde zij “te weinig”. En als toelichting vertelde ze dat er nogal wat tijdsdruk lag op projecten en dat daar de focus op lag. Dit is iets wat ik erg veel hoor en wat zeker ook begrijpelijk klinkt. Ik zal alleen een scenario schetsen waarmee duidelijk wordt dat er bespaard kan worden door extra tijd te investeren.
Haar taak was het adviseren van klanten, net als collega’s uit zelfde en andere regio’s. Uitgebrachte adviezen en actieplannen werden nauwelijks gedeeld ondanks dat de infrastructuur hier wel op ingericht was. Er was periodiek overleg. In het gesprek werd wel duidelijk dat bepaalde uitdagingen in advies geven voor meerdere collega’s golden. Elkaars ervaring delen is dus relevant.
Hoe zou kennisdelen hier goed kunnen worden toegepast?
Bij elke opdracht loop je tegen problemen op. Deze los je uiteindelijk op. Zowel de manier als hoe je het probleem hebt opgelost (waar heb je gezocht? Wie heb je benaderd?) alsmede het probleem en de daadwerkelijke oplossing zou je kunnen vastleggen, als is het maar en in door collega’s gedeeld forum of doorzoekbaar gedeelte van het intranet. Dit vastleggen zou vast onderdeel van het proces moeten worden, en dit is de investering die er gemaakt wordt: Het vastleggen hiervan kost nu eenmaal tijd, moeite en discipline. De volgende keer als je tegen een probleem oploopt is de eerste plek waar je naar een oplossing zoekt de plek waarop kennis wordt opgeslagen. Hoe meer kennis wordt opgeslagen, hoe groter de kans dat je de oplossing dus snel vind (zelfde bedrijf, zelfde soort werkzaamheden). Dat is een besparing. Want meestal als je een probleem tegenkomt raadpleeg je een collega en dat kost dus ook tijd (van twee personen). Hoe meer je vastlegt hoe waardevoller dit wordt. Ook een talentvolle adviseur die na verloop van tijd elders gaat werken laat wel een deel van zijn kennis en ervaring achter. Hiermee levert iemand dus ook nog steeds iets op nadat diegene ergens anders is gaan werken (of op een andere functie, of ziek wordt, etc.).
Aardig is dat techniek hier niet genoemd wordt. Er is techniek nodig om kennis in op te kunnen slaan en beschikbaar te maken, maar elke techniek voldoet tegenwoordig aan de benodigde voorwaarden. Er hoeft dus niet of nagenoeg niet in techniek geïnvesteerd te worden en kan dus geen belemmering vormen in het beginnen met kennismanagement.
Het subtiele van kennismanagement is dat het voor de hand ligt, maar nauwelijks wordt toegepast. Toch kan het toepassen het onderscheidend vermogen van de onderneming enorm versterken. Daarnaast is een project zo gerealiseerd in het klein en kan het evolutionair en organisch groeien binnen een organisatie. Eén afdeling neemt het voortouw en na positieve resultaten sijpelt dit de gehele organisatie door. En belangrijker nog, het levert geld op!
Lees je dit en heeft dit je interesse? Neem contact met me op voor aan afspraak. Dit is vrijblijvend, *ook* als je niet een “decision maker” bent.