Ieder bedrijf profiteert van een Digitale Academy

Hoe zorg je ervoor dat nieuwe medewerkers bekend worden met de visie en strategie van de organisatie? Hoe zorg je ervoor dat zij de regels van integriteit kennen en deze meetbaar is? Hoe zorg je ervoor dat de afdeling verkoop een uniform verhaal vertellen met de juiste argumenten en hoe train je dat? En hoe zorg je ervoor dat je klanten alles weten van jouw producten en diensten? Of doen ze de basiskennis van hulpverlening op en kennen de procedures van een ontruiming?

Dit zijn allemaal voorbeelden wat een digitale academy toevoegd. Nu zijn er drie grote bezwaren tegen dit principe: Reanimeren of een brand blussen leer je niet achter een beeldscherm. Een goed verkoopgesprek zonder feedback ook niet. Daarnaast zul je met een veredelde powerpoint presentatie als content ook niet bereiken wat je voor ogen hebt en in het verlengde daarvan, goede content zal wel heel duur zijn.

Hoe ga je met deze bezwaren om?

100% digitaal is geen 100% oplossing, in situaties heb je dus praktijk training nodig. Het zou een voordeel zijn als de academy deze vorm van blended learning ondersteund. Dus dat de cursist ziet wanneer de praktijk trainingen plaatsvinden en zich met een klik erop in kan schrijven. In het verlengde daarvan kan ook het resultaat van de fysieke training weer opgeslagen worden in de academy.

Zo kan de certificering bestaan uit digitaal en praktijk. 

Het genereren van goede content is niet triviaal, daar zijn specifieke competenties voor nodig. Zo geloof ik dat inhoud in kleine relevante delen moet worden opgedeeld en is het raadzaam als deze aansluit bij het (taal) niveau van de cursist. Door bijvoorbeeld een nul-meting uit te voeren kan bij een slecht resultaat eerst andere content worden aangeboden voordat de eigenlijke training begint. Het opdelen in kleine stukken inhoud heet micro learning en inhoud aanbod aanpassen aan het niveau van de cursist heet adaptive learning. 

Dan als laatste bezwaar: De prijs. Voor goede inhoud heb je meerdere mensen nodig, daarnaast moet inhoud getoetst worden en is het belangrijk dat inhoud er aantrekkelijk uit ziet. Een goede wijn uit een knijppak smaakt nu eenmaal minder. Een bedrijf dat ervaren is met het maken van hoogwaardige content heeft strakke werkwijzen nodig om de kosten zo laag mogelijk te houden. Hiervoor is ervaring, filosofie en continu verbetering nodig. Goede gerichte content zal niet snel goedkoop worden. Dit hoeft ook niet per se. Uiteindelijk is het een afweging tussen kosten en de waarde die het oplevert. 

Doorgaan op traditionele wijze leidt vaak tot hogere kosten en lagere opbrengst. Een klassikale training is een piekmoment. Alleen kun je maar beperkte hoeveelheid kennis onthouden en oefenen in één dag en zonder herhaling zal deze kennis vaak snel wegzakken. Juist hier kan een digitale academy een oplossing zijn. Denk aan periodieke mini toetsen op je mobiel, eventueel met een speelelement dat je resultaten kunt vergelijken met collega's. Of automatische notificaties als er nieuw materiaal beschikbaar is. 

Een goede digitale academy betaal je in lijn met de waarde die het toevoegt. Overigens geloof ik met digitaal leren niet in big bang scenario's waarin je meteen grote hoeveelheden content aanbied. Beter begin je klein en probeer je met een korte iteratie te toetsen of een digitale academie waarde toevoegt. Als dit zo is, dan ga je een stapje verder. Levert het echter te weinig op dan kun je nog stoppen of bekijken waarom het te weinig oplevert. 

Dan zijn er nog een aantal randzaken van belang. Je wilt niet dat een digitale academy nog meer administratieve last met zich meebrengt. Hoe ga je om met mensen toegang verlenen? Maar net zo belangrijk: Hoe zorg je ervoor dat mensen geen toegang meer hebben als ze bijvoorbeeld uit dienst gaan? Integratie bijvoorbeeld met een al in gebruik zijnde systeem zoals Windows Active Directory zou administratieve belasting al significant lager maken, of denk aan het aanbieden van zelfregistratie. 

Daarnaast biedt een goede academy ook het ontsluiten van data aan middels een Application Programming Interface (API), niet nog een eiland en puntsoplossing in het applicatie landschap. 

It’s not about the cloud stupid!

Veelal wordt er discussie gevoerd over naar de cloud gaan of niet. Zelf schrijf ik natuurlijk veel over cloud computing, maar roep ik ook dat cloud computing mij weinig boeit. Klinkt tegenstrijdig, maar is dat niet als je verder kijkt. Lees je even mee?

Cloud computing gaat over IT, IT gaat tegenwoordig over alles wat met computers te maken heeft. Zelfs als je webpagina's maakt dan zit je tegenwoordig "in de IT" en heet het deelgebied front-enden. Aan het stuk werken wat de eindgebruiker ziet. IT is ook een onderdeel of afdeling geworden van ieder bedrijf. Ieder bedrijf heeft computers, een netwerk en ook een website. Grote IT projecten mislukken nogal eens lezen we op het nieuws en het is veelal een kostenpost.

Legacy

Kijk eens naar de manier waarop IT ontstaat en groeit binnen een bedrijf. Het begint met een netwerkje en een een server voor bestanden en email. Als er applicaties bij komen is daar ook een server voor nodig en die applicaties moeten hun data ergens kwijt en zo komt dat op een database server terecht. Voor alle software die je hebt moet je licenties aanschaffen en als je groeit wordt dat uitdagender om bij te houden, net als wat gebruikers met hun PC kunnen doen. Bedrijven die al langer draaien en behoorlijk gegroeid zijn hebben IT die ook al jaren mee gaat en veelal gebaseerd zijn op het model wat ik zonet beschreven heb. Door de opkomst van het internet en het steeds krachtiger maken van de browser is het ook mogelijk om bepaalde software niet meer in licentie vorm te kopen, maar af te nemen als dienst over het internet. De uitdaging daarbij is: Hoe zorg je ervoor dat als iemand uit dienst gaat, niet meer gebruik kan maken van de dienst die over het internet afgenomen wordt?

Een overgroot gedeelte van alle bedrijven van enig formaat gebruikt "Active Directory" van Microsoft voor het beheren van gebruikers account op het eigen netwerk. Als je software aan de Active Directory kunt koppelen heeft dat als voordeel dat als je het account opslot zet in de AD, dat de gebruiker er direct niet meer bij kan en geweerd wordt op het netwerk.

Op het moment dat er nieuwe software aangeschaft word is er vaak integratie nodig. Je kunt bijhouden wie je klanten en prospects zijn in een CRM, maar je wilt wellicht ook een koppeling om te zien hoeveel omzet je met die klant vorig jaar gedraait hebt en hoe dit zich verhoudt met de omzet afgelopen maand. Onder druk van budget en deadlines moet er vaak gekeken worden naar de snelste manier om dit soort zaken te regelen. Dit heeft als gevolg dat het zijn flexibiliteit verliest of dat het niet netjes gedocumenteerd wordt. En voila, het systeem wordt groter, het functioneert, maar door de tijd heen verouderd het doordat er krachtigere nieuwe mogelijkheden komen. Dit noemt met Legacy. De kosten om het systeem in stand te houden lopen jaarlijks op, veranderingen worden steeds duurder en riskanter om door te voeren en de kosten om er afscheid van te nemen lopen daardoor ook steeds verder op. Dit is het probleem waar iedere organisatie tegenaan loopt.

Leveranciers van software diensten beloven echter de oplossing die vaak aantrekkelijk geprijsd is en jouw als klant ontzorgt. Maar als je het onderliggende probleem negeert -dus waar je staat en vandaan komt- dat bouw je gewoon verder aan een inflexibel gedrocht. Nu is dat geen probleem als je omzet toeneemt, of de concurrent dezelfde problemen ervaart. Het wordt wel een probleem als er alternatieven of nieuwkomers komen die aanbieden wat jij aanbiedt, maar zonder de technologische schuld die legacy met zich meedraagt.

Verlichting

De weg naar verlichting kun je echter niet met een olifantenpaadje bereiken. Er is gewoon noeste arbeid, visie en leiderschap voor nodig om je organisatie aan te laten passen aan de veranderende wereld die bovendien versnelt verandert.

Nu is het verleidelijk om IT uit te besteden of "naar de cloud te gaan", maar je moet je huidige organisatie die functioneert respecteren anders zullen al je veranderingen niet brengen wat je voor ogen hebt, of wat je beloofd is.

Stukjes legacy verbinden met nieuwe mogelijkheden trekt je alleen maar verder het moeras in. Het hybride scenario wat tegenwoordig "hot" is lost je probleem niet fundamenteel op. Met het hybride scenario wordt bedoeld dat je de huidige omgeving verbind aan de mogelijkheden die via het internet -vaak als cloud aangeduid- aangeboden worden. Nu zal dit misschien een noodzaak zijn, maar hybride is geen eindpunt maar een doodlopende weg als je er in blijft hangen.

Je moet terug om te kijken waar je IT probleem ontstaan is. Het groeien en uitbreiden van functionaliteit onder druk van te krappe budgetten, te strakke deadlines en niet IT mensen die niet inzien dat er een goede en een slechte manier is om nieuwe dingen te omarmen. In IT geldt misschien nog meer dan elders dat de prijs van "even snel" extreem duur achteraf wordt.

Hoe IT gedaan werd is niet goed. IT is namelijk niet één ding. Natuurlijk met SAP kun je zeer veel dingen in één systeem doen, maar naast dat dit per definitie verouderd is, is het niet compleet. IT is dus een verzamelingen van kleinere systemen die als geheel voor een organisatie moet functioneren. Als je ook in ogenschouw neemt dat er steeds meer verschillende apparaten zijn en verschillende operating systemen en dat we vervolgens deze ook op meer plaatsen moeten kunnen gebruiken beseft dat vaste geïnstalleerde gespecialiseerde software die meer kost dan 1 click om te installeren je probleem verergert. IT is niet meer gebonden aan één kantoor en vaste plekken. IT die niet flexibel is, is te duur om in stand te houden.

Goede software dient dus niet gebonden te zijn aan een plek en dus eigen server plaatsen op een locatie loopt ten einde. Er is geen toekomst voor vaste IT systemen in je pand. Dit is welliswaar wat kort door de bocht. Een bank transactie server zal niet snel mobiel worden, maar de stelling gaat wel op voor zeg 99% van alle gevallen.

The big three

Nu wordt het tijd om de grote drie aanbieders te pluggen van een nieuwe manier om met IT om te gaan. Dit zijn Microsoft Azure, Google Compute Engine (GCE) en Amazon Webservices (AWS). Dit zijn er slechts drie maar ze hebben een aantal dingen gemeen. Ze groeien enorm snel, zijn op alle continenten aanwezig en bieden nieuwe mogelijkheden om anders met IT om te kunnen gaan. Ze kunnen het niet permitteren om te verouderen, dat zou het einde van de dienst betekenen.

Wat zijn de eigenschappen van deze aanbieders? Ten eerste een zeer lage drempel om in te stappen. Ieder mens kan binnen vijf minuten aan de slag, het kleine begin is veelal gratis. Het gebruiken van resources zoals data en rekenkracht zijn goedkoper dan je zelf kunt realiseren en je krijgt er meteen zeer veel zaken bij zoals beheer tools, actieve systeem monitoren en een zeer goed beveiligde omgeving. Veel beter dan de meeste bedrijven zelf kunnen realiseren. Daarboven op geldt: Alles kan geautomatiseerd aangestuurd worden. Daarbij groeien en krimpen de kosten naarmate je het meer of minder gebruikt. Iets wat onmogelijk is als je het zelf zou willen doen.

Een ander subtiel voordeel is dat de diverse diensten die je af kunt nemen niet in elkaar verweven zijn. Alles is "losjes verbonden" en als je dit op de juiste manier toepast kun je dus sneller afscheid nemen van een oplossing. Het beidt dus mogelijkheden om te voorkomen dat je systeem als geheel "legacy" wordt. Zo ken je bijvoorbeeld ook de problemen dat veel bedrijven nog steeds niet overgestapt zijn van Windows XP naar een nieuwere versie. Bij deze aanbieder speelt dit probleem niet meer. Alles word steeds gemoderniseerd.

Tot slot

Ik ben niet voor Amazon, Google of Microsoft, ik probeer alleen te beschrijven wat het probleem met IT is en hoe je dit op kunt lossen. Als je als bedrijf vast blijft houden aan je huidige manier van IT doen zul je gewoon verdwijnen of zit heb je een speciale positie zoals banken, overheid of een hele specifieke business.

Concentreer je niet op naar de cloud gaan omdat men dat roept. Kijk naar hoe je als organisatie IT doet en hoe je de problemen die je ervaart op kan lossen. De cloud is niets, het zijn bedrijven die diensten aanbieden waarnaar je moet kijken.