Ik ben een enthousiast gebruiker van Dropbox. Hier zijn twee tips die het nog beter maken.
Tip 1: Indexeer PDF Files op 64 bits Windows
Ik heb een Fujitsu ScanSnap en daarmee scan ik alle post in die ik binnen krijg. Deze scans worden ook meteen door de OCR heen gehaald. De scanner maakt PDF files aan welke ook nog eens doorzoekbaar zijn op woorden. Helaas als je Windows 64 bit versie hebt geïnstalleerd werkt deze standaard niet. Je moet hiervoor een Adobe PDF filter voor Windows installeren.
Na installatie zal je merken dat je nog steeds niet binnen PDF files kunt zoeken. Dit komt omdat de index over deze files opnieuw moet worden aangemaakt. De index opnieuw op laten bouwen is gelukkig niet moeilijk.
Klik op de Windows button (of start knop) en tik daar in Index. Je ziet dan een programma in de lijst verschijnen, in het Engels is dit “Indexing Options” in Nederlandstalig Windows “indexeringsopties”.
Klik op de knop Advanced (Geavanceerd) en in het scherm staat in het midden een knop “Rebuild” of de Nederlandse variant “Opnieuw samenstellen”. Nu gaat hij opnieuw de indexen opbouwen en daarna kun je wel alle PDF files doorzoeken op trefwoorden.
Tip 2: Versleutel je dropbox folder op de laptop.
Stel je laptop wordt gestolen. Standaard zijn de gegevens op je laptop niet versleuteld en voor iedereen leesbaar. Dus ook de inhoud van je gehele Dropbox map. De oplossing is te maken met de tool TrueCrypt. Hiermee kun je een file maken die functioneert als een versleutelde harde schijf. Door de DropBox folder op deze nieuwe virtuele harde schijf te plaatsen zijn de Dropbox files op de laptop onleesbaar bij verlies.
Nu moet je nog wel instellen dat Dropbox niet direct start als je jouw laptop opstart.
Bij het aanmaken van een harde schijf met TrueCrypt kun je aangeven dat deze automatisch start als je de laptop opstart. Hij zal dan om een wachtwoord vragen. Nadat dit gebeurd is kun je Dropbox starten. Met Google is ook wel te vinden hoe dit automatisch gebeurt, maar persoonlijk vind ik het niet erg om Dropbox handmatig op te starten.
Hiermee heb je de zekerheid dat je geen data aan derden overlaat als jouw laptop gestolen wordt. Uiteraard kun je ditzelfde doen op de vast PC thuis. Nu nog zorgen dat je een sterk wachtwoord gebruikt bij Dropbox zelf en deze niet voor andere diensten gebruikt, dan zit je wel veilig.
Veel instructies op het internet leggen je uit hoe je in Dropbox zelf de files kunt versleutelen, maar het nadeel hiervan is dat je dan de files niet kunt openen op je smartphone.