Wat is BPM? Deel 1

Business Process Management (BPM) is net als Web 2.0. Er is geen vaste definitie en het is geen afkorting uit het woordenboek. In de regel wordt de term gebruikt voor bedrijven die hun bedrijfsprocessen modelleren en middels software automatiseren. De software dient flexibel genoeg te zijn om met constante veranderingen om te kunnen gaan. Door te meten wie wat op welk moment doet ontstaat er inzicht. Op basis van dit inzicht worden er veranderingen in het proces doorgevoerd. Door later opnieuw de metingen te bekijken en analyseren kan er gezien worden of de veranderingen hebben geleid tot een beter resultaat.

Een bedrijf dat BPM doet is dus gericht op het “procesdenken”. Een proces volgens BPM is een logisch (grafisch) model dat beschrijft hoe het proces werkt. Dit model is opgemaakt op een generieke manier. De vorm en kleur van figuren hebben een betekenis en verschillende soort processen kunnen op een zelfde methode worden vormgegeven. Het model beschrijft wat er gedaan moet worden om naar een volgende stap in het proces toe te gaan. Het beschrijft vaak ook wie er actie moet ondernemen en wat de tijd is hoelang er over een actie moet worden gedaan. Het systeem zelf is ook een uitvoerder van processtappen en kan ook gebruikt worden voor signaleringen. Een signalering is een activiteit op basis van een gebeurtenis. Een voorbeeld van een signalering is dat een taak voor iemand hoge prioriteit krijgt als deze langer dan 3 dagen open staat.

Een factuur fiatteren is een processtap met een gemiddelde prioriteit. Als de uitvoerder van de processtap het enorm druk heeft met processtappen van hoge prioriteit, dan zal de fiatteringstap met gemiddelde prioriteit nooit uitgevoerd worden. Door de signalering krijgt fiattering wel een hoge prioriteit en zal dus worden uitgevoerd.

Tijdens een proces evaluatie ronde kan dus gezien worden dat fiatteringen pas na de signalering snel worden uitgevoerd. Als dit structureel is zal het betalingsproces per definitie meer tijd in beslag nemen dan nodig. Als de fiatteringstap namelijk meteen hoge prioriteit krijgt, zal deze sneller worden uitgevoerd. Mogelijk gaat dit wel weer ten koste van andere activiteiten. Door bijvoorbeeld criteria op te stellen waarop een factuur automatisch gefiatteerd mag worden kan het proces verbeterd worden doordat 80% van de facturen eigenlijk geen fiattering nodig heeft door een persoon. Criteria bijvoorbeeld van een maandelijks terugkerende factuur van een crediteur die geen afwijking vertoond van een vorige factuur.

Dit is BPM in een notendop en raakt vooral de essentie.

Als u na het lezen hiervan vragen heeft, dan kunt u kosteloos contact opnemen met Henri Koppen, 06-26112194, Henri@henrikoppen.nl .