Eind vorige eeuw werd Kennis Management (KM) tijdelijk populair. Sindsdien is er veel over geschreven, toch ken ik zelf weinig bedrijven die actief aan Kennis Management doen. Kennis Management zijn methoden en technieken om kennis binnen een organisatie te managen en vast te houden. Omdat zowel Kennis als Management generieke woorden zijn kunnen ze op veel manier uitgelegd worden en hier beperk ik met tot het managen en vasthouden van kennis binnen organisaties.
Zeker als je bedenkt dat de baby boomers de komende jaren met pensioen gaan is het erg relevant om over KM na te denken. Ook het internet heeft de markt transparanter gemaakt zodat de kans bestaat dat goede werknemers elders gaan werken omdat ze benaderd zijn met een “offer they cannot refuse”. Omdat er tijdens de ontwikkeling van KM veel mis is gegaan zijn veel organisaties huiverig om te investeren in het vasthouden van kennis. Door onder andere het verschijnen van het artikel “What’s your strategy for managing Knowledge?” van Morten T. Hansen, Nitin Nohria en Thomas Tierney in 1999 lijkt er consensus ontstaan over het bestaan van twee stromingen of strategieën: Codificeren of personaliseren. Codificeren is kort door de bocht kennis vastleggen zodat het hergebruikt kan worden, personaliseren is kort door de bocht het overdragen van kennis tussen collega’s. Het artikel raadt met klem aan één van beide strategieën te adopteren en niet beide en geeft hiervan ook voorbeelden.
Om de juiste strategie te kiezen zijn er een aantal basisvragen:
· Bied de organisatie gestandaardiseerd producten of maatwerk?
· Is het een volwassen product of innovatief?
· Is er vooral expliciete of persoonsafhankelijke kennis nodig om problemen op te lossen?
Vastlegbare kennis vind je vaak binnen volwassen gestandaardiseerde producten waar vooral expliciete kennis van belang is.
Om actief kennis te managen zul je mensen moeten belonen voor het delen van kennis. Daarnaast dient het managen van kennis door de leiding van het bedrijf gedragen te worden (en niet bij een Staff afdeling zoals hoofd personeelszaken of de IT manager).
Er is ook nog een derde vorm van kennismanagement en juist deze vorm maakt kennis management succesvol ongeacht welke strategie er momenteel gebruikt wordt. Deze vorm faciliteert de andere twee vormen en kan aanvullend zijn in beide scenario’s. Ik noem deze vorm Process Intelligence. Het iteratief verbeteren van gemodelleerde organisatieprocessen. Waar het neer komt is dat de kennis en ervaring van mensen wordt gebruikt om de processen die in een bedrijf uitgevoerd worden te verbeteren. Dit kan pas als de processen vastgelegd worden of gemodelleerd. Een praktijk valkuil is dat processen worden vastgelegd zoals de managers zouden willen dat het proces verliep, niet zoals het in de praktijk wordt uitgevoerd. Het managen van kennis wordt dus vastgelegd in het proces en ook hier wordt dan pragmatisch mee omgegaan, de processen kunnen dus ook verbeterd worden door er Kennis Management onderdelen aan toe te voegen.
Deze vorm van kennismanagement stelt de processen centraal en als gevolg wordt kennis beter geabsorbeerd en hergebruikt.
Actief kennis management zorgt voor onderscheidend vermogen. Onderscheidend vermogen is altijd onderdeel van de strategie van een organisatie. Dus werken aan kennis management is van strategisch belang (deze beweringen zullen onderbouwd worden in een serie artikelen die momenteel geproduceerd worden).
Als u interesse heeft in het succesvol inzetten van Kennis Management dan bied ik u een kosteloos een brainstorm sessie aan. Neem in dat geval contact met mij op.